Sommaire :
Sous l’autorité du Président & du Vice-président, l’Adjoint(e) exécutif(ve), a comme rôle principal d’offrir un soutien logistique, organisationnel et administratif en lien avec les activités de haute direction.
En tant qu’Adjoint(e) exécutif(ve), vous devez être:
- Un leader positif et engagé;
- Un ambassadeur inspirant à l’égard des valeurs et de la mission de l’entreprise;
- Respectueux, fière & transparent;
- Dévoué & loyal (avoir le feu sacré);
- Organisé & structuré;
- Avoir une gestion performante en matière de coûts;
- Créatif et toujours en mode solution;
- Imputable.
En tant qu’Adjoint(e) exécutif(ve), vous serez chargée :
Soutien administratif :
- Fournir un soutien administratif complet au Président et au Vice-Président dans leurs tâches quotidiennes;
- Gérer les courriels, les appels téléphoniques et les correspondances entrantes et sortantes de manière professionnelle et efficace;
- Planifier et coordonner les réunions, les conférences, les événements et les voyages des présidents, en s’assurant que tous les détails sont pris en charge;
- Préparer et réviser la documentation, les rapports et les présentations nécessaires pour les réunions et les engagements professionnels.
Gestion de l’agenda :
- Gérer les calendriers complexes des présidents, en planifiant et en organisant les rendez-vous internes et externes;
- Anticiper les conflits d’horaires potentiels et prendre des mesures pour les résoudre efficacement;
- Communiquer de manière proactive les changements d’agenda et s’assurer que les présidents sont bien informés de leurs engagements;
Communication et liaison :
- Servir de point de contact principal entre les présidents et les membres de l’équipe de direction, ainsi qu’avec les parties prenantes internes et externes;
- Préparer et distribuer les comptes rendus des réunions et suivre les actions requises;
- Assurer une communication fluide et efficace à tous les niveaux de l’organisation;
Gestion de l’information :
- Organiser et maintenir les dossiers, les fichiers et les documents confidentiels de manière sécurisée et organisée;
- Assurer la circulation appropriée de l’information au sein de l’équipe de direction et entre les différents départements de l’entreprise;
Support stratégique :
- Contribuer à la planification stratégique en fournissant des analyses, des rapports et des recommandations pertinentes;
- Participer à la coordination des initiatives spéciales et des projets stratégiques sous la direction des présidents;
Gestion du temps et des priorités :
- Gérer efficacement les priorités changeantes et les urgences tout en respectant les délais;
- Identifier les opportunités d’optimisation des processus et proposer des solutions pour améliorer l’efficacité du travail des présidents;
Confidentialité et professionnalisme :
- Traiter les informations sensibles avec le plus grand soin et maintenir une confidentialité absolue;
- Agir avec professionnalisme, discrétion et intégrité dans toutes les interactions et situations;
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Compétences recherchées :
1. Détenir un baccalauréat dans un domaine pertinent;
2. Formation ou compétence en administration des affaires sera considérée un atout;
3. Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureau;
4. Excellente maitrise en communication écrite et verbale (Anglais & Français);
5. 10 ans d’expérience pertinente au sein de la grande entreprise;
6. Expérience pertinente en matière de règles de gouvernance au sein d’une grande entreprise;
7. Avoir déjà siégé sur des Comités de direction, des Comités Aviseurs et des Conseils d’administration;
Profil recherché :
- Doté d’une grande doigtée et de diplomatie en matière de communication;
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;
- Grande capacité d’adaptation face au changement en toutes circonstances;
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives;
- Très grande mobilité, disponibilité et réactivité;
- Personne digne d’une très grande confiance;
- Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion;
- Apparence professionnelle et soignée.
Conditions salariales :
- Entre 70 000 $ à 90 000 $ par année, selon l’expérience
- 4 semaines de vacances
- Crédit santé Lacroix : 2000 $/an
- Carte cadeaux Lacroix : 2000 $/an
- Crédit de 100 $ pour le cellulaire & ordinateur portable fournis
- Frais de représentation, de déplacement et d’hébergement inclus, selon cadre budgétaire
